Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F - Mas la Beauceraie

La MAS La Beauceraie, gérée par l'association AAPISE accueille et accompagne 40 adultes en situation de polyhandicap nécessitant une surveillance médicale et des soins constants, 24h/24 et 365 jours par an. Véritable lieu de vie, l'établissement réunit une équipe pluridisciplinaire de 60 professionnels (soignants, infirmiers, éducateurs spécialisés, paramédicaux, médecins, fonctions support.).

Rattaché(e) à la Direction de l'établissement, vous assurez l'accueil, le secrétariat et le suivi administratif de la structure. Vous constituez une interface essentielle entre les résidents, les familles, les représentants légaux, les partenaires et les professionnels de l'établissement, et apportez un appui à la direction dans la conduite des projets.

Vos missions
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des familles, des partenaires et des visiteurs. Gestion du standard et de l'orientation des personnes..
Réaliser le secrétariat et l'appui à la direction et aux équipes (CDS, infirmière, équipe éducative) : rédaction de courriers, comptes rendus, notes et documents avec un appui à la conduite des projets.
Gérer la relation et le suivi administratif avec les familles et les représentants légaux.
Assurer la gestion administrative des frais de séjour, en collaboration avec le service comptable.
Suivre administrativement les parcours des résidents (entrées et sorties).
Organiser les instances (Conseil de la Vie Sociale) : convocations, comptes rendus, suivi des décisions.

Profil recherché
Formation de niveau Bac +2 en secrétariat / assistanat (indispensable).
Expérience d'au moins 2 ans sur un poste équivalent de secrétariat administratif (indispensable).
Aisance avec des interlocuteurs multiples : familles, représentants légaux, partenaires, professionnels.
Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et rédaction.
Une connaissance du secteur médico-social est un véritable atout.
Savoir-être : sens de l'organisation et rigueur, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité, qualités relationnelles et d'écoute, autonomie et fiabilité.

Conditions et rémunération
CDI, temps plein annualisé
Amplitude horaire possible entre 8H30 et 18H00 selon le planning
Rémunération selon la CCN51, classification personnel administratif avec reprise d'ancienneté (23 pour les autres conventions)
Prime décentralisée
25 jours de congés payés
Mutuelle
CSE
Pas de télétravail
Période d'essai : 2 mois

Processus de recrutement
Présélection : entretien de présélection et test technique.
Entretien sur site avec la Directrice d'établissement..
Second entretien avec la Directrice et la Cheffe de service.

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap. L'AAPISE s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour adultes handicapés et autre hébergement médicalisé

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Conduite de projet
• Autonomie
• Compte-rendu
• Rédaction de courriers
• Sens de l'organisation
• Confidentialité
• Gestion administrative