Assistant·e de Direction de la DGA des Solidarites et de l'Animation de la Cite - Mairie d'Orsay H/F - 91

La Ville d'Orsay recrute un assistant de direction pour sa Direction Générale Adjointe en charge des Solidarités et de l'Animation de la Cité.
Véritable organisationnel, vous facilitez la communication, le suivi des dossiers et la coordination entre les services, les élus et la direction.
Ce poste, caractérisé par la diversité de ses missions, offre un quotidien professionnel riche et varié. Il implique la gestion de tâches multiples, la coordination avec différents acteurs et la participation à plusieurs dimensions de l'activité du service public orcéen. Cette polyvalence favorise le développement de compétences transversales et offre un environnement de travail dynamique et stimulant.

Assurer l'assistanat de direction
- Gérer l'accueil téléphonique et la gestion du courrier (arrivée et départ),
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs : comptes rendus, notes, courriers, délibérations,
- Organiser et suivre les agendas, réunions et déplacements,
- Participer au suivi budgétaire de la direction,
- Participer aux réunions,
- Assurer le classement et l'archivage des documents.

Accompagner la direction générale adjointe et les élus référents
- Contribuer au suivi et la coordination des projets portés par la direction,
- Assurer le suivi administratif des dossiers administratifs,
- Participer à la diffusion de l'information et à la communication interne,
- Apporter un appui administratif aux services sport, culture et événementiel/vie associative,
- être un point de contact privilégié pour certaines associations partenaires.

Faciliter la coordination interne de la direction générale adjointe
- Garantir les liens transversaux internes à la direction,
- Suivre les absences et participer à l'organisation des permanences,
- Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs d'activité dans l'objectif de rédaction du bilan d'activité de la direction,
- Intervenir ponctuellement lors de manifestations municipales (ex : Orsay sous les sapins, forum des associations etc.)