Assistant Administratif et Financier Mutualisé H/F - 91

A 20 km de Paris, la Communauté d'agglomération Paris-Saclay exerce des compétences variées : développement économique, aménagement, transports, espaces publics, numérique, équipements culturels et sportifs, transition écologique etc.

La communauté d'agglomération regroupe 27 communes et compte 320 000 habitants. Elle bénéficie d'atouts uniques en Ile-de-France notamment par l'importance quantitative et qualitative de ses spécificités : enseignement supérieur de haut niveau, sièges et centres de recherches de grands groupes nationaux et internationaux. Elle accueille 15% de la recherche française, plus de 25000 entreprises et 180 000 emplois salariés. Elle constitue un territoire divers où se mêlent pôles urbains et villages authentiques, vie culturelle active et initiatives solidaires, espaces naturels protégés et patrimoine sauvegardé.

Engagée dans une démarche ambitieuse de Responsabilité Sociale de son Organisation, l'agglomération Paris-Saclay porte un Plan Climat Air Energie Territorial de 126 actions et développe des politiques RH qui reflètent ses valeurs de service public autour du handicap, de l'apprentissage, de l'égalité femme-homme, de la conduite de projet et de la conduite de changement.

Rattaché·e à la direction des Finances, l'Assistant·e administratif·ve et financier mutualisé·e sera le·a référent·e en termes de suivi budgétaire des directions des finances, des affaires juridiques, de la communication et des systèmes d'information. Il/Elle sera également le·a référent·e du secrétariat administratif de la direction des Finances et, ponctuellement, de la direction des affaires juridiques. Dans le cadre d'une relation de travail reposant sur la confiance, vous assistez les différents directeurs afin d'optimiser la gestion de leurs activités.

A ce titre, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :

- L'organisation de l'agenda des directeurs des finances et des affaires juridiques : tenue de l'agenda et prise des rendez-vous en fonction des priorités, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation des déplacements.
- La réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique pour ces deux directions : prise de notes et mise en forme de tout type de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers, organisation du classement et de l'archivage des dossiers, suivi de projets et des activités, intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
- L'accueil téléphonique et physique du secrétariat de ces deux directions : renseignement des interlocuteurs et relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et des courriels.
- Le suivi de l'exécution du budget des directions des finances, des affaires juridiques, de la communication et des systèmes d'information (émissions des bons de commandes, validation du service fait, suivi des relances des prestataires).
- La réception des commandes et suivi de l'inventaire physique et comptable des biens pour la Direction des systèmes d'information.
- La programmation des conférences budgétaires, ainsi que la programmation et le suivi administratif des délibérations de la Direction des Finances en vue des commissions thématiques dédiées, de la CLECT et du conseil communautaire.