Assistant Gestionnaire Scolarité H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le pôle Offre de formation, SI Formation (OFSI) et Scolarité de la DFR assure :

la coordination, la mise en oeuvre et le suivi du cadrage des opérations Scolarité, de l'admission à la délivrance des diplômes, au périmètre « composantes », au périmètre des établissements partenaires pour l'offre accréditée ;
la collecte et la mise à jour des informations (CA, attendus, critères d'examen des candidatures) nécessaires à ces opérations ;
le paramétrage du SI formation (APOGEE) et des applicatifs Scolarité (Parcoursup, MonMaster, EEF, eCandidat, Inception);
la modélisation et le suivi de l'offre de formation ;
la préparation, le suivi et la mise en oeuvre des délibérations et du cadrage réglementaire du domaine Scolarité et Formation dans les différentes instances et comités.

L'Assistant-e gestionnaire de formation exerce ses fonctions sous la responsabilité de la cheffe de pôle.

Activités principales de l'agent :

Appui à la gestion des inscriptions

Participer à la préparation administrative des campagnes d'inscription
Assurer la saisie et la mise à jour de données simples dans les applications de scolarité (Apogée, eCandidat.)

Gestion des demandes et assistance de premier niveau

Assurer la gestion quotidienne des boîtes mails d'assistance (inscriptions, candidatures, Apogée)
Répondre aux demandes simples des usagers
Orienter les demandes complexes les interlocuteurs concernés

Contrôle et fiabilisation des données

Effectuer des contrôles de premier niveau sur les données saisies (cohérence, complétude)
Signaler les anomalies détectées aux interlocuteurs concernés
Participer aux opérations de mise à jour ou de correction de données sous supervision

Appui à la formation et à la documentation

Participer à la diffusion des supports d'aide (guides, procédures)
Contribuer à la mise en forme et à l'actualisation de documents (tutoriels simples, FAQ)
Assister à l'organisation logistique des ateliers de formation

Appui aux procédures administratives spécifiques

Participer au traitement administratif de certaines procédures
Assurer le suivi des demandes et relances si nécessaire

Participation aux tests et au fonctionnement courant

Participer aux tests simples des outils (vérification de fonctionnement, remontée d'anomalies)
Suivre des procédures de test prédéfinies

Soutien au fonctionnement du service

Participer à l'accueil et à l'information des usagers
Assurer des tâches administratives transversales (classement, archivage, suivi de tableaux)
Apporter un appui ponctuel aux autres outils de scolarité

L'activité s'exerce au sein de la Direction de la formation, située sur le campus d'Orsay (91)

Prise de poste : Immédiate

Contrat : CDD 3 ans ou titulaire

Experience: Débutant accepté

Compétences: Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective,Accompagner des élèves handicapés,Expliquer et faire respecter les règles et procédures

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Capacité d'écoute