Gestionnaire Scolarite en Charge des Examens H/F - Université Paris-Saclay

Placé sous la responsabilité du responsable de service, l'agent assure principalement la gestion des examens des étudiants inscrits à la faculté de Pharmacie, le pilotage de la gestion des archives du service, et la réservation des salles.Gestion des Examens

- Elaboration des calendriers d'examens en liaison avec les enseignants
- Mise en oeuvre et application des nouvelles modalités de contrôle de connaissances (MCC votées chaque année et largement modifiées)
- Gestion des sujets d'examens et concours
- Reprographie des sujets d'examens et concours
- Coordination et suivi des prestataires en charge de la surveillance des examens (transmission des plannings, planification du nombre de surveillants, etc.)
- Organisation des surveillances d'examens assurées par les enseignants
- Préparation des salles et des amphis en lien avec les appariteurs
- Utilisation du lecteur optique : paramétrage des examens en lien avec les enseignants, correction des fiches optiques, suivi technique avec le prestataire, etc.
- Anonymat des copies d'examen
- Gestion des dossiers "Fraudes aux examens"
- Pointage des heures de surveillance assurées par les enseignants
- Classement et archivage des sujets et des copies d'examen

Gestion du planning des salles

- Référent.e Celcat et participation au déploiement du logiciel (paramétrage, etc.)
- Gestion des réservations de salles de l'UFR Pharmacie (locaux d'enseignement et d'examens) via Celcat ;

Gestion des archives

- Référent.e pour la gestion des archives du service;
- Pilotage pour le service de la mise en oeuvre des procédures et actions d'archivage;
- Assurer la veille règlementaire;
- Assurer les relations et les transferts à l'institution patrimoniale des archives historiques;
- Gérer les espaces de stockage (taux d'occupation, conditions de conservation) ;

Participation à l'activité du Service Scolarité

- Assurer le secrétariat du Responsable de Service ;
- Soutien au référent handicap pour le suivi des étudiants en situation de handicap (80)
- Suivi des congés des agents du services ;
- Planification et participation aux permanences (accueil des étudiants) ;
- Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires ;
- Co-organisation de la Cérémonie annuelle de remise de diplômes de Docteur en Pharmacie.

Connaissance, savoir :

- Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)
- De préférence maîtriser Celcat (logiciel de gestion des emplois du temps) et Apogée (logiciel scolarité). Si nécessaire formations possibles sur ces outils.

Savoir-faire :

- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
- Savoir travailler en équipe
- Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l'organisation

Savoir-être :

- Grande disponibilité afin de faire face aux situations d'urgence
- Posséder de solides qualités relationnelles
- Être organisé et rigoureux ;
- Etablir des relations directes avec l'extérieur
Savoir s'adapter et mettre en oeuvre de nouvelles procédures

• Gestion de l'emploi du temps
• Classement des dossiers
• Word