Assistant Gestionnaire Scolarité H/F - Université Paris-Saclay

Environnement et contexte de travail :

La Direction de la Formation et de la Réussite (DFR) est un service d'appui de l'Université rattaché à la Direction Générale des Services (DGS). La direction est articulée autour de 4 pôles :

- Offre de formation, SI Formation (OFSI) et Scolarité
- Observatoire de la Réussite et de l'Insertion Professionnelle (ORIP)
- Orientation et Insertion Professionnelle (OIP)
- Entrepreneuriat Étudiant Partenariat Alumni (EEPA)

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le pôle Offre de formation, SI Formation (OFSI) et Scolarité de la DFR assure :

- la coordination, la mise en oeuvre et le suivi du cadrage des opérations Scolarité, de l'admission à la délivrance des diplômes, au périmètre « composantes », au périmètre des établissements partenaires pour l'offre accréditée ;
- la collecte et la mise à jour des informations (CA, attendus, critères d'examen des candidatures) nécessaires à ces opérations ;
- le paramétrage du SI formation (APOGEE) et des applicatifs Scolarité (Parcoursup, MonMaster, EEF, eCandidat, Inception);
- la modélisation et le suivi de l'offre de formation ;
- la préparation, le suivi et la mise en oeuvre des délibérations et du cadrage réglementaire du domaine Scolarité et Formation dans les différentes instances et comités.

L'Assistant·e gestionnaire de formation exerce ses fonctions sous la responsabilité de la cheffe de pôle.

Activités principalesde l'agent :

Appui à la gestion des inscriptions

- Participer à la préparation administrative des campagnes d'inscription
- Assurer la saisie et la mise à jour de données simples dans les applications de scolarité (Apogée, eCandidat...)

Gestion des demandes et assistance de premier niveau

- Assurer la gestion quotidienne des boîtes mails d'assistance (inscriptions, candidatures, Apogée)
- Répondre aux demandes simples des usagers
- Orienter les demandes complexes les interlocuteurs concernés

Contrôle et fiabilisation des données

- Effectuer des contrôles de premier niveau sur les données saisies (cohérence, complétude)
- Signaler les anomalies détectées aux interlocuteurs concernés
- Participer aux opérations de mise à jour ou de correction de données sous supervision

Appui à la formation et à la documentation

- Participer à la diffusion des supports d'aide (guides, procédures)
- Contribuer à la mise en forme et à l'actualisation de documents (tutoriels simples, FAQ)
- Assister à l'organisation logistique des ateliers de formation

Appui aux procédures administratives spécifiques

- Participer au traitement administratif de certaines procédures
- Assurer le suivi des demandes et relances si nécessaire

Participation aux tests et au fonctionnement courant

- Participer aux tests simples des outils (vérification de fonctionnement, remontée d'anomalies)
- Suivre des procédures de test prédéfinies

Soutien au fonctionnement du service

- Participer à l'accueil et à l'information des usagers
- Assurer des tâches administratives transversales (classement, archivage, suivi de tableaux)
- Apporter un appui ponctuel aux autres outils de scolarité

L'activité s'exerce au sein de la Direction de la formation, située sur le campus d'Orsay (91)

Prise de poste : Immédiate

Contrat : CDD 3 ans ou titulaire

Connaissance, savoir :

- Connaissance générale de la réglementation de la scolarité ;
- Savoir utiliser les outils et les réseaux de communication ;
- Savoir s'adapter aux évolutions de l'organisation ;
- Savoir trier, archiver et classer les informations ;
- Connaître l'environnement de l'Enseignement Supérieur et la Recherche.

Savoir-faire:

- Avoir une bonne pratique écrite et orale ;
- Informer et rendre compte ;
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
- Planifier son activité ;
- Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office) ;
- Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l'activité ;
- Établir des rapports ;

Savoir-être:

- Faire preuve d'organisation ;
- Rigueur, fiabilité et assiduité ;
- Aisance avec les chiffres ;
- Sens du relationnel ;
- Autonomie ;
- Aptitude au travail en équipe : fonctionnement en binôme sur certains sujets ;
- Capacité à assurer la continuité du service ;
- Avoir le sens du service aux usagers ;
- Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents interlocuteurs ;
- Faire preuve d'adaptation.