Assistant - Cabinet du Maire - Mairie d'Etampes H/F - Communes

La ville d'Etampes recherche pour le Cabinet du Maire, un ou une assistant(e).

Le poste est à pourvois dès que possible suite à une mobilité interne de l'agent précédemment en poste.

DEFINITION DU POSTE

Au sein du Cabinet du Maire, sous l'autorité du Directeur Général des Services, l'assistant(e) apporte une aide permanente au Maire et à la direction du Cabinet en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

MISSIONS

Accueillir le public :
Assurer l'accueil physique et téléphonique du cabinet du Maire,
Renseigner les administrés (recevoir, filtrer, transmettre les messages, relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent),
Renseignement de fiches de suivi et lien avec les services pour disposer des éléments techniques.

Organiser la vie professionnelle du Maire :
Gérer l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités définies par le Maire (rappeler les informations importantes),
Préparation des programmes, ordres du jour et fonds de dossiers pour les rendez-vous / réunions en lien avec la direction générale et les services.

Assurer le secrétariat administratif du Maire et des élus :
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers,
Organiser le classement et l'archivage des dossiers pour le Maire,
Être garant du suivi administratif de certains projets ou dossiers pour le Maire ou le cabinet,
Diffuser les événements aux élus de la majorité.

Superviser le suivi des courriers à destination du Maire ou des élus :
Réceptionner et transmettre au Maire,
S'assurer de la bonne mise à jour du tableau de bord de suivi, en lien avec les services,
Rédiger les réponses.

Organiser les remises des diplômes de la médaille d'honneur du travail aux administrés :
Réceptionner et vérifier les diplômes reçus,
Organiser la cérémonie de remise,
Assurer le lien avec les services concernés (communication, événementiel ect...).

COMPETENCES CLES

SAVOIRS
Organisation administrative de la commune
Statut de la Fonction Publique Territoriale / Droits et obligations du fonctionnaire
Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale

SAVOIR-FAIRE
Maîtrise des outils de bureautique et des logiciels spécifiques (Pack Office, Kolok et logiciel courrier)
Maîtrise de l'expression orale et écrite
Maîtrise des techniques d'accueil du public
Maîtrise de la prise de notes
Capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress
Aptitude au travail transversal (polycompétence)
Respect des délais

SAVOIR-ETRE
Sens du dialogue, de l'écoute
Rigueur et sens de l'organisation
Disponibilité et réactivité
Autonomie
Sens du service public
Discrétion

CONDITIONS D'EXERCICE

Lieu de travail
Hôtel de Ville - Place de l'Hôtel de Ville et des Droits de l'Homme 91150 ETAMPES

Horaires de travail
Du lundi au vendredi
De 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00
Variabilité des horaires en fonction des nécessités de service

Moyens mis à disposition
Outils bureautiques

Relations internes et externes (partenaires ect.)
Le Maire
Les élus
Les services communaux
Les administrés
Les partenaires institutionnels, notamment la Communauté d'Agglomérations de l'Etampois Sud Essonne (CAESE) et les services de l'Etat
Les associations

Contraintes du poste
Possibilité d'horaires tardifs
Grande disponibilité vis-à-vis du Maire, des élus et des administrés
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Travail assis et sur écran quotidien

NIVEAUX REQUIS - CONDITIONS D'ACCES

EXPERIENCES
Une solide expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire et de préférence en collectivité territoriale

FORMATIONS - QUALIFICATIONS - PERMIS
Bac exigé
Formation diplômante dans le domaine du secrétariat exigée

AVANTAGES SOCIAUX
Rémunération : Rémunération statutaire selon la grille du cadre d'emploi d'adjoint administratif - filière administrative - catégorie C
Politique de formation active
Mutuelle subventionnée en partie par la collectivité (labélisation)
Participation à la prévoyance à hauteur de 7€
Adhésion au Centre National d'Action Sociale (sous condition d'ancienneté)
Supplément Familial de Traitement (SFT) (sur présentation de justificatif)
Compte Epargne Temps
25 jours de congés annuels
14 jours de RTT* (*selon la quotité de travail hebdomadaire)
+2 jours de fractionnement sous condition
Accès au restaurant communal (tarif peu onéreux et sur inscription)

Ce poste à pourvoir est ouvert aux agents titulaires par la voie de la mutation ou du détachement. (Les candidats contractuels sont invités à prendre connaissance des obligations déontologiques prévues par la loi du 13/07/1983 et les dispositions relatives à la prise illégale d'intérêt.)

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Prise de note