Assistant Administratif Chargé d'Accueil H/F - Structures de coopération territoriale

Placé sous l'autorité de la responsable du guichet unique et régisseur principal, l'assistant administratif chargé d'accueil renseigne et accompagne au quotidien les usagers des services dans leurs démarches administratives et vient en appui de certaines directions de la CAESE.

1/ Missions liées à l'accueil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, les renseigner et les orienter,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages,
- Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives et leur apporter une aide à l'utilisation de la borne interactive,
- Répondre aux courriels des usagers via la messagerie « Portail Famille »,
- Réceptionner, vérifier et contrôler les pièces administratives composant les dossiers des usagers,
- Gérer les dossiers d'inscriptions aux activités périscolaires, extrascolaires et aux études dirigées,
- Calculer les quotients familiaux,
- Réceptionner les réglements (espèces, cartes bancaires, chèques bancaires, CESU et chèques vacances),
- Gérer les demandes et remplacements des bacs roulants,
- Gérer les défauts de collecte des déchets,
- Gérer les cartes de biodéchets et de déchetterie,
- Accueillir les habitants pour France Rénov,
- Approvisionner, organiser et mettre à jour le point d'accueil en documents et supports d'information.

2/ Missions liées aux appuis aux différents services
- Instruire les demandes de stage,
- Enregistrer les candidatures à l'emploi et assurer le traitement des réponses négatives,
- Centraliser, suivre et valider les commandes de fournitures administratives du Guichet Unique,
- Remettre la pochette du véhicule (clés, documents associés) à son utilisateur,
Veiller à ce que les batteries des vélos électriques soient suffisamment chargées avant leur mise à disposition.

SPÉCIFICATIONS/CONTRAINTES DU POSTE :
- Ponctualité et assiduité indispensables,
- Pics d'activités lors des inscriptions / réinscriptions pour la rentrée scolaire et du calcul des quotients familiaux,
- Poste pouvant être confronté à des situations l'agressivité ou d'incompréhension du public.

SAVOIR :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement, des compétences et des services de la CAESE,
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook,
- Utilisation des logiciels métiers : GED, Emploi territorial, Optinet, Ecosito, Incitats.

SAVOIR- FAIRE :
- Connaissance des techniques de communication écrite et orale,
- Savoir hiérarchiser les priorités et gérer les urgences,
- Savoir répondre rapidement et efficacement,
- Apporter des réponses rapides, efficaces et adaptées aux usagers,
- Utiliser efficacement les outils informatiques et téléphoniques,
- Sens de l'organisation et méthodologie de travail.

SAVOIR-ETRE :
- Sens du service public et de l'intérêt general,
- Excellent relationnel et sens de l'écoute,
- Discrétion, devoir de réserve et respect du secret professionnel,
- Polyvalence, adaptabilité et réactivité,
- Rigueur et sens de l'organisation,
- Esprit d'équipe,
- Résistance au stress,
- Ponctualité et assiduité,
- Discrétion et réactivité,
- Polyvalence.

Autres informations :
- Poste ouvert aux fonctionnaires ou, à défaut, aux contractuels,
- Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux + IFSE + CIA + prime annuelle,
- Prise en charge des mutuelles labellisées à hauteur de 50 % en moyenne,
- Proposition d'un contrat groupe prévoyance + participation à la cotisation,
- Présence d'un comité des actions sociales et culturelles à l'action (CNAS) aussi large que variée (participation à la billetterie, chèques-vacances, prime naissance ...).

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