Assistant de Direction et Logistique H/F - 91

Mission principale de l'agent·e :

Sous la responsabilité de la directrice et du directeur-adjoint de la DFTLV de l'Université Paris-Saclay, l'assistant.e de direction et logistique assure un soutien administratif et organisationnel essentiel au bon fonctionnement du service. Il/elle est en charge de la gestion administrative de la direction, de l'organisation logistique des formations et des événements, ainsi que du suivi des plannings et des salles de formation.

Activités principales de l'agent·e :

1. Gestion administrative
- Assister la direction de la DFTLV dans ses missions (organisation d'agenda, préparation des réunions, suivi des dossiers).
- Assurer l'interface entre la direction et les autres services de l'université.
- Gérer la correspondance et les courriers administratifs de la direction.
- Rédiger et mettre en forme des documents (comptes rendus, notes internes, rapports, supports de communication).
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires et intervenants·es.

2. Gestion logistique des formations
- Planifier et réserver les salles nécessaires aux formations et événements.
- Assurer la mise en place des espaces de formation (ouverture des salles, disposition du matériel pédagogique, accueil des participants).
- Organiser les pauses café et les repas en lien avec les prestataires.
- Veiller à la bonne gestion des accès aux salles de formation (badges, clés, autorisations).
- Assurer la fermeture des salles après les formations et s'assurer de leur remise en état.

3. Gestion des planning et suivi des formations
- Maintenir et mettre à jour le planning des formations et des disponibilités des salles.
- Coordonner les besoins logistiques en fonction des plannings des intervenants et des sessions de formation.
- Assurer le suivi des besoins spécifiques des formateurs et participants (matériel, documents, supports numériques).

4. Communication et coordination interne
- Assurer la transmission des informations entre les différents services impliqués dans la formation continue.
- Contribuer à la mise à jour des supports de communication interne et externe liés à l'organisation des formations.
- Participer à la préparation logistique des événements de formation (séminaires, colloques, réunions institutionnelles).