Assistant de Direction et Logistique H/F - 91

Mission principale de l'agent-e :

Sous la responsabilité de la directrice et du directeur-adjoint de la DFTLV de l'Université Paris-Saclay, l'assistant.e de direction et logistique assure un soutien administratif et organisationnel essentiel au bon fonctionnement du service. Il/elle est en charge de la gestion administrative de la direction, de l'organisation logistique des formations et des événements, ainsi que du suivi des plannings et des salles de formation.

Activités principales de l'agent-e :

1. Gestion administrative

Assister la direction de la DFTLV dans ses missions (organisation d'agenda, préparation des réunions, suivi des dossiers).
Assurer l'interface entre la direction et les autres services de l'université.
Gérer la correspondance et les courriers administratifs de la direction.
Rédiger et mettre en forme des documents (comptes rendus, notes internes, rapports, supports de communication).
Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires et intervenants-es.

2. Gestion logistique des formations

Planifier et réserver les salles nécessaires aux formations et événements.
Assurer la mise en place des espaces de formation (ouverture des salles, disposition du matériel pédagogique, accueil des participants).
Organiser les pauses café et les repas en lien avec les prestataires.
Veiller à la bonne gestion des accès aux salles de formation (badges, clés, autorisations).
Assurer la fermeture des salles après les formations et s'assurer de leur remise en état.

3. Gestion des planning et suivi des formations

Maintenir et mettre à jour le planning des formations et des disponibilités des salles.
Coordonner les besoins logistiques en fonction des plannings des intervenants et des sessions de formation.
Assurer le suivi des besoins spécifiques des formateurs et participants (matériel, documents, supports numériques).

4. Communication et coordination interne

Assurer la transmission des informations entre les différents services impliqués dans la formation continue.
Contribuer à la mise à jour des supports de communication interne et externe liés à l'organisation des formations.
Participer à la préparation logistique des événements de formation (séminaires, colloques, réunions institutionnelles).

Durée du contrat : CDD 3 ans
Profil

Savoirs :

Connaissance des procédures administratives et logistiques dans l'enseignement supérieur
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Teams, SharePoint)
Compréhension des enjeux de la formation continue et des interactions avec les différents-es acteurs-rices académiques et économiques

Savoir-faire :

Bonne capacité d'organisation et de planification des ressources
Aptitude à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser les urgences
Capacité à anticiper et résoudre les problèmes logistiques et organisationnels
Capacité à rédiger et structurer des documents administratifs

Savoir-être :

Sens du service et de l'accueil
Rigueur et réactivité
Esprit d'équipe et aptitude à travailler avec divers interlocuteurs-rices
Adaptabilité et capacité à gérer des imprévus
Sens de la confidentialité et du respect des procédures internes

Vous souhaitez vous investir dans le secteur de la formation et accompagner les usagers-ères et les équipes. Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques, le sens de l'organisation et vous savez gérer des dossiers multiples. Vous êtes reconnu-e pour votre réactivité, votre rigueur et votre esprit d'équipe.

Rejoignez la nouvelle direction de la Formation Tout au Long de la Vie et le CFA de l'Université Paris-Saclay