Directeur Adjoint - Directrice Adjointe de Maison de Retraite H/F - Ehpad Jean Sarran

Nous recherchons notre futur Adjoint de Direction H/F pour l' EHPAD JEAN SARRAN DOURDAN.

L'Adjoint de Direction est chargé de la conduite opérationnelle de l'établissement
dans le domaine administratif, il assiste le directeur délégué dans la gestion
courante de l'EHPAD.

- Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections
inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS),
- Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de compte-rendus, préparation des
courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la direction,
- Reporting à la direction,
- Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin),
- Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards liés à l'admission et à la facturation des résidents,
- Assurer et contrôler les opérations de facturation du site (suivi des tableaux de bord, suivi de la transmission des chèques de caution),
- Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé ou IDEC,
- Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lien avec le cadre de
santé/IDEC,
- Organiser les commissions d'admission,
- Etre garant de la politique d'admission et veiller à l'application des règles sanitaires en
vigueur pour les visiteurs,
- Passer et suivre les commandes dans son domaine d'activités,
- Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison,
- Etablir les bons de commande,
- Mandater les factures,
- Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs,
- Suivre les demandes d'interventions des différentes sociétés,
- Etre l'interlocuteur privilégié avec la gouvernante le cas échéant dans les relations avec lesprestataires extérieurs : restauration, bio nettoyage, Blanchisserie
- S'assurer de la bonne préparation des réunions institutionnelles internes (commissions
menus, staffs, CVS, commissions animation) et à la préparation des salles de réunion encas de réservation,
- Assurer l'animation des staffs hebdomadaires en l'absence de la direction de site, en rédiger les comptes rendus,
- Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS),
- Assurer le secrétariat du CVS,
- Préparer les invitations de la commission des menus,
- Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d'activités,
- Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs (ex : agents
d'accueil/secteur soins ou agents techniques/familles),
- Encadrer le personnel placé sous sa responsabilité : fixer leurs tâches et missions, élaborer
et gérer leur planning, leurs congés, effectuer leur entretien professionnel annuel
- Centraliser les documents RH pour l'établissement : préparation et diffusion des offres
d'emploi/gestion et suivi de la signature des contrats/ distribution les fiches de paie et
différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier /
suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel contractuel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences / suivi du tableau des effectifs du site,
- Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions,
- Gérer les tickets repas visiteurs et stagiaires et personnel extérieur,
- Contrôler la régie de site avant sa transmission au service Economat finances,
- Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurances,
- Suivi des mises à jour des informations du site internet de l'établissement en lien avec le responsable de la communication du SEGAH.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Piloter une activité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Reporting
• CVS
• Compte-rendu
• Gestion des stocks
• Pro-activité
• Facturation
• Traitement du courrier
• Force de proposition
• Normes d'hygiène