Secrétaire Médico Social H/F - IADES (Association)

L'IADES a été créée en 1984, suite au regroupement de deux associations locales dans le but de créer et gérer des établissements à Dourdan destinés à accompagner des personnes adultes en situation de handicap.

Le poste à pourvoir se situe aux Foyers d'hébergement qui accueillent et accompagnent des personnes adultes en situation de handicap mental et ou physique, avec ou sans trouble psychique associé, reconnues aptes à travailler en ESAT par la CDAPH.

Mission principale et/ou architecture du poste

Dans le respect des valeurs associatives et dans le cadre du projet d'établissement à visée inclusive, le(a) secrétaire a pour rôle de faciliter la gestion administrative de l'établissement.

Il/Elle exerce sous la responsabilité de la direction. Il/Elle travaille en lien avec d'autres professionnels internes et externes: équipes d'accompagnement, la direction de l'établissement, services administratifs publics (Département, CCAS, MDPH), les familles et les responsables légaux.

Missions et activités

- Savoir accueillir, écouter, communiquer, se rendre disponible
- Réceptionner les appels téléphoniques (renseigner, transmettre les messages, réorienter l'interlocuteur...)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des personnes accueillies
- Prendre des notes en réunions institutionnelles et CVS et assurer la rédaction du compte rendu
- Réceptionner et faire suivre les courriers, notes, mails (externes et internes) aux personnes concernées
- Participer à l'organisation administrative des séjours organisés par l'établissement
- Suivre et mettre à jour divers documents et dossiers réglementaires concernant l'établissement (documents Loi 2002-2, Trombinoscopes...)
- Classer et archiver tous documents concernant l'établissement
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernée
- Assurer la rédaction des lutins de vacances et des feuilles de week-end
- Maîtriser l'outil informatique et les logiciels utilisés à l'établissement
- Rédiger et mettre en forme tout type de documents type plaquettes, dépliants, cartes de visite
- Collecter, organiser, synthétiser des données à des fins rédactionnelles
- Mise à jour de la liste d'attente des personnes accueillies de l'établissement
-Saisie et mise à jour des informations administratives dans le logiciel de communication.

Formation : Titre professionnel Secrétaire/Assistant(e) Médico-social(e)

Expérience : Première expérience exigée

Éléments de compétence requis et nécessaires à la tenue du poste :

- Bonne capacité d'expression orale et écrite (savoir prendre des notes et synthétiser)
- Connaissance du secteur médico-social
- Organiser son temps
- Autonome et sens de l'initiative
- Esprit d'ouverture
- Sens de l'écoute
- Rigueur
- Sens de l'organisation et de la méthode
- Réactivité
- Empathie envers les personnes accueillie
- Patience et diplomatie
- Discrétion professionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques

• Logiciels collaboration-communication
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Réactivité
• Empathie
• Patience