Responsable du Secrétariat Général - Communauté d'Agglomération de l'Etampois Sud Essonne H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Placé sous la responsabilité du Directeur Général des Services, le responsable du Secrétariat général assure le pilotage du Secrétariat général et garantit le bon fonctionnement des activités administratives, logistiques et de gestion.
Il est également responsable de la coordination et du suivi des instances décisionnelles de la CAESE.
Enfin, il accompagne la Direction générale dans ses missions stratégiques et opérationnelles en assurant un rôle de conseil, de coordination et d'aide à la décision.

1/ Missions liées au Secrétariat général

- Piloter l'activité du service (assistance aux services en matière de secrétariat, logistique, approvisionnements, commandes de fournitures, suivi des parapheurs, gestion de la flotte auto, transmission du courrier),
- Animer le collectif de l'équipe,
- Evaluer les agents.

2/ Missions liées au pilotage des instances

- Organiser l'ensemble des travaux des instances dans l'intégralité du processus,
- Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la Direction générale,
- Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires,
- Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées,
- Informer et sensibiliser les différentes directions, au processus de contrôle préalable des actes,


- Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de l'instance,
- Rédiger/valider les compte rendus des bureaux et conférences des Maires et en assurer la diffusion,
- Assurer le suivi des délibérations auprès de la préfecture.

3/ Missions liées à l'assistance à la Direction Générale

- Apporter assistance et conseil auprès du Directeur Général des Services ;
- Assurer la circulation de l'information entre la Direction générale et les différentes directions ainsi qu'avec le Cabinet ;
- Préparer le budget de la Direction générale ;
- Participer à l'harmonisation des procédures de la Direction générale ;
- Établir des rapports et bilan d'activités concernant la Direction générale.
- Coordonner les interventions de l'archiviste et de la Déléguée à la Protection des données

SAVOIRS
- Connaissances du fonctionnement des collectivités et du processus délibératif ;
- Connaissances des fonctions institutionnelles et des partenaires ;
- Connaissances juridiques liées aux assemblées, à l'intercommunalité, au droit public général ;
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement, des compétences et des services de la CAESE
- Qualités rédactionnelles confirmées
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
- Capacité d'analyse et synthèse

SAVOIR-FAIRE
- Sens de l'organisation
- Méthodologie

SAVOIR-ETRE
- Fiabilité
- Discrétion et réactivité
- Disponibilité
- Faire preuve d'autonomie, d'anticipation et de prise d'initiative
- Rigueur
- Prise de recul dans les situations de stress
- Polyvalence

SPÉCIFICITES DU POSTE :
- Disponibilité horaires ponctuelle

Autres informations :
- Poste ouvert aux fonctionnaires ou, à défaut, aux contractuels,
- Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d'emplois des attachés ou rédacteurs territoriaux + IFSE + CIA + prime annuelle,
- Prise en charge des mutuelles labellisées à hauteur de 50 % en moyenne,
- Proposition d'un contrat groupe prévoyance + participation à la cotisation,
- Présence d'un comité des actions sociales et culturelles à l'action (CNAS) aussi large que variée (participation à la billetterie, chèques-vacances, prime naissance ...).

• Outlook
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation