Assistant Administratif Master International et Relations Internationales H/F - Université Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

International Master M1 and M2 in « Development of Drugs and Health Products » (D2HP) : Accueil et formation d'étudiants internationaux dans le domaine du développement des médicaments et des produits de santé.

Service des Relations Internationales de la composante : développement à l'international de la Faculté de Pharmacie, Université Paris-Saclay.

Responsabilité fonctionnelle : Responsable Service Relations Internationales, Faculté de Pharmacie.

Responsabilité hiérarchique : Scolarité, Faculté de Pharmacie.

Missions principales de l'agent.e :

Activités administratives et gestion du budget du master D2HP

Gestion des candidaturesdes étudiants

- Réalisation des tableaux des candidatures M1 et M2 (tableaux Excel et plateformes administratives locales (Apogée, Inception...)
- Gestion / Programmation des interviews des candidats
- Envoi des certificats de préadmission
- Suivi du processus de pré-inscription et offre de services aux étudiants(aide au processus d'obtention d'un logement, visa / permis de séjour, supports financiers)
- Communication avec les étudiants candidats et leur accompagnement dans leurs démarches tout au long du process

Gestion des inscriptions au master D2HP (M1 et M2)

- Suivi et mise à jour des documents contractuels (suivi des bourses Campus France ou autres bourses spécifiques)
- Interface pour les paiements avec Campus France et les Ambassades
- Gestion du choix des options d'enseignement de l'année OTU (Optional Teaching Unit) (M1 et M2) et des axes d'enseignement du M2 D2HP

Suivi du master sur l'année

- Gestion des plannings M1 et M2
- Gestion de la plateforme Ecampus pour la partie M1 et M2 D2HP (scolarité, dépôts de documents...)
- Gestion des stages des étudiants sur le plan administratif
- Organisation des jurys de délibération
- Saisie des notes (Apogée), rédaction / édition des procès-verbaux et attestations de réussite
- Réponse aux sollicitations et interrogations des étudiants
- Planification des réunions mensuelles du master et rédaction de compte-rendu

Suivi des alumni D2HP

- Mise en place de tableaux de bord de suivi des étudiants inscrits au master D2HP M1 et M2
- Enquêtes régulières à envoyer aux anciens étudiants diplômés du master, mise en forme des résultats

Gestion financière du master D2HP

- Suivi du budget
- Demandes de devis et achats

Activités administratives et gestion du budget du Service des Relations Internationales

Assistante administrative du Service des Relations Internationales

- Gestion financière: budget, devis, achats, commandes
- Aide à l'organisation et la gestion du budget des programmes BIP (Blended Intensive Programme) européens

Actions de communication

- Gestion de sites web (site du master international, page de l'«international» du site de la Faculté de Pharmacie)
- Réseaux sociaux en collaboration avec le service communication de la Faculté de Pharmacie et la Graduate School HeaDS

Gestion de l'évènementiel

- Gestion des différents types d'évènements organisés dans l'année: symposium, accueil de délégations internationales, activités extra-académiques, workshop, activités pédagogiques... liés à l'activité du master D2HP et du Service des Relations Internationales.

L'agent.e évoluera dans un contexte scientifique riche et stimulant tournée vers l'International. Le poste offre à la fois une expérience poussée en sciences humaines et sociales tout en offrant la possibilité d'une rigueur et d'une autonomie et autogestion dans son travail.

Connaissance, savoir :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir communiquer
- Faire preuve de pédagogie et de créativité
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles et les adapter à la situation
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir communiquer à l'écrit comme à l'oral en anglais
- Savoir intégrer son activité dans le cadre des activités internationales (cadre des accords existants) et en relation avec les différents organes de fonctionnement à l'échelle des Relations Internationales, de la composante, la GS HeaDS, et la Direction des Relations Internationales et Européennes au niveau de l'Université Paris-Saclay

Savoir-faire :

- Utilisation des outils informatiques usuels (pack office complet et logiciels de gestion)
- Capacité rédactionnelle (attestation, lettre officielle) (français et anglais)
- Capacité à créer et automatiser les process dans un but de rationalisation et d'efficacité dans son travail
- Liaisons fonctionnelles (Etudiants / Bureau du D2HP / Enseignants / Chercheurs / Enseignants-chercheurs) et avec les nombreux services de la Faculté de Pharmacie (Scolarité, Service financier, Service de la communication, Service informatique et Service des ressources humaines)
- Capacité à prioriser et hiérarchiser ses tâches

Savoir-être :

- Rigueur et organisation
- Leadership
- Initiative, adaptabilité, créativité et autonomie
- Qualités relationnelles, de dialogue et d'animation, diplomatie
- Sens du collectif
- Maîtrise de soi
- Discrétion et réserve sur ses activités
- Favoriser l'écoute active à l'empathie

• Compétences rédactionnelles