Assistant de Gestion du Pôle Animation du Territoire - Mairie d'Etampes H/F - 91

L'assistant(e) de gestion contribue à l'animation et au développement de la vie associative locale ainsi qu'à l'organisation et au suivi des événements portés par la collectivité.

Il/elle assure également la gestion administrative, financière et logistique des locations de salles municipales, incluant la coordination des agents mobilisés.

Enfin, il/elle prend en charge la rédaction de documents administratifs (notes, courriers, compte-rendus....) nécessaires au bon fonctionnement du service.

Missions principales :

Vie Associative

- Accueillir, informer et accompagner les associations dans leurs démarches,
- Assurer le suivi administratif et logistique des demandes (subventions, mise à disposition de salles, matériel...),
- Contribuer à la valorisation et à la promotion de la vie associative (annuaires, communication, forums, rencontres associatives),

Événementiel

- Participer à l'organisation des événements institutionnels et associatifs (manifestations, cérémonies, fêtes locales, forums, etc.),
- Assurer la logistique, la coordination et le suivi opérationnel des manifestations,
- Veiller au respect des procédures de sécurité et de réglementation liées aux événements,

Gestion des locations de salles

- Accueillir les demandes de réservation des usagers (associations, particuliers, entreprises),
- Établir et suivre les conventions de location,
- Assurer la facturation et le suivi des paiements (relances si nécessaire),
- Vérifier la bonne utilisation des locaux (état des lieux, respect des règles, assurance...),
- Maintenir une relation de qualité avec les usagers et garantir la conformité réglementaire,
- Élaborer et suivre les plannings des agents mobilisés pour l'ouverture, la fermeture, la préparation et l'entretien des salles,
- Coordonner l'intervention des différents services internes concernés (technique, ménage, sécurité...),

Rédaction et suivi administratif

- Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents divers pour le service et les élus,
- Assurer le suivi des dossiers administratifs liés aux associations, événements et locations,
- Participer à la mise à jour des procédures et outils internes (formulaires, trames, bases de données),

Missions annexes :

- Renfort sur les manifestations liées au Pôle Animation du Territoire obligatoire pour certaines d'entre elles (forum, fêtes des voisins...) en semaine, en soirée, sur les week-ends et jours fériés.